Datatilsynet har i nogle artikler oplyst, at langt de fleste anmeldelser om brud på persondata-sikkerheden som de modtager, skyldes oplysninger sendt til forkerte personer.

En anden funktion som man med fordel kan overveje at deaktivere, er at tage historikken med ved besvarelse af e-mail. Fra tid til anden sker der det, at der kommer flere / nye modtager på en mail og lige pludselig får disse måske data i en mail som de slet ikke burde have.

Den første nævnte fejltagelse kan nemt undgås, hvis man i Outlook deaktiver den funktion der hedder ”Auto-Complete”.  

Fejlen sker ofte, når man er for hurtigt og ikke får set ordentligt efter om det er den korrekte modtager, der er angivet, når man afsender en mail. Flere modtagere kan starte med det samme bogstav eller hedde det samme, og så kan det lynhurtigt gå galt, og man kan fejlagtigt få sendt de forkerte oplysninger til den forkert modtager. Derfor anbefales det, at man får deaktiveret ”Auto-Complete”.

På nedenstående skærmbillede kan du se indstillingerne for mailprogrammet i Microsoft Outlook. Dette er dog kun en vejledning for hvordan du kan minimere risikoen for at sende forkert. Vi anbefaler en eller flere af de nedenstående indstillinger for jeres mailprogram, hvis I vil minimere risikoen for fejl.

Når man er i sin Outlook mail trykker man på filer og derefter indstillinger. Så er der et underpunkt der hedder Mail, derinde kan man fjerne afkrydsning i ”Brug automatisk fuldførelse af liste til at forslå navne, når du skriver på linjerne Til, Cc og Bcc”. Et alternativ er, at man også en gang i mellem kan nøjes med at klikke på funktionen ”Tøm listen til autofuldførelse”. Det vil fjerne historikken for dem, der er sendt mails til.

Hvis du vil høre hvordan vi kan hjælpe dig, er du velkommen til at kontakte os på info@compliance-partners.dk eller telefon 69 1356 69.